會做政府生意 案子接不完
政府投標書 這樣寫篤定得標！
撰文◎陳鈺婷
企業景氣有起伏，做政府的生意，案子卻永遠接不完。但若用一般企劃書的模式，來寫政府標案的投標書，可就大錯特錯了。讓政府標案的常勝軍，教你不為人知的勝出祕笈。
即使大環境景氣低迷、民間企業的業績衰退，政府永遠「一枝獨秀」，不斷持續擴大公共支出，只要做政府的生意，就有接不完的案子。這也使得政府標案的書寫力與提案力成為顯學，甚有機構專門開班教授如何寫投標書。
政府對外採購金額龐大，不管哪一行都想分一杯羹，但若你沒有和政府機關打交道的經驗，可能連投標須知要怎麼讀？投標文件怎麼準備？如何製作出一份完整投標書？都摸不著頭緒。
投標書和一般企劃書差異大
政府標案企劃書和一般企劃書有何差異？有10餘年公共投標經驗，拿下勞委會、青輔會、經濟部、地方政府標案不計其數的Career就業情報台中分公司經理林敏郎分析，不像一般企劃書可依照需求自由調整內容，投標書撰寫項目通常是「被規範好」的。政府機關做事，都會預先設定「有多少經費要花在某個子項目」；不像一般企劃案可依照需求，自行設定策略與執行方法，再預估成效，目標與執行成效是可以「自訂」的。
因為政府標案都已設定金額上限，所以投標者就是「在既定經費上創造最大效益」。政府標案重視「細部執行過程」，但一般企劃案相對較重視「策略方向」。
動筆前先做好功課
動筆寫投標書前，當然得先做好功課。林敏郎說，首先得詳讀所有投標文件，包括投標須知、需求書、契約書，你得先確認自己是否合乎投標資格、需要準備哪些文件、投標截止日是哪一天，以及政府到底要求「要做哪些事情」。
光要看懂招標公告就不容易，因為公家機關有其「慣用語言」，讀一次不懂，就二次、三次反覆閱讀，有疑義可直接詢問承辦人員，確認理解無誤再進入下一步。
讀完投標文件後，就像寫論文一樣，接著進入資料蒐集過程。你可以廣泛蒐集標案的過往資訊，瞭解過去活動風格為何？可能競爭對手有誰？以評斷自己是否具有提案優勢，並抓住主辦單位偏好的Tone調。最好多參考其他標案的寫作方式，因為有些寫作「盲點」是自己很難發現的。
在撰寫投標書前，要精確掌握各項經費支出的「市場行情」，不可大開獅口，或者等到得標執行時，才發現成本超出預期，白忙一場做到賠錢。
這樣寫才「對味」
政府標案企劃書通常有一定撰寫規範（參見附表），在寫作上要注意哪些原則，才能「投其所好」？
林敏郎解釋，因為政府招標的需求書上，已經陳述計畫起源，因此「計畫概述」這部分可參考其內容，並強調公司為何要爭取承辦這個專案（可從公司知名度、資源、執行經驗、履約能力等面向加以著墨）。此外，最好參酌主辦單位的年度施政白皮書或首長發言，從中找到一些「關鍵字句」，在投標書中適度加以引用，會讓主辦單位感覺你「很有心」。至於「服務內容及計畫策略」，通常簡單扼要點出達成目標的3～5項策略方案即可。
至於占投標書最大篇幅的「執行計畫」，最好多用圖表方式呈現，會比純文字效果更佳。林敏郎提醒，現在政府機關很重視曝光效果，若有行銷宣傳優勢可多加強調。至於計畫執行的具體做法，若過去有相關經驗，可寫得詳細一點，例如牽涉到舉辦大型活動時，若把場地布置要怎麼做都寫出來，會增加評審對你們「執行力」的信心。
林敏郎認為，「經費預算分析」是投標書難度最高的一部分，通常只要編得出預算，寫投標書就沒有大問題。在編預算前，必須知道招標單位的預算編列原則與核銷方式，並熟悉市場行情，以便精確評估獲利。這方面的功力深淺，會影響到「得標機率」及「投資報酬率」。
找出別人沒有的「點」
在「計畫主持人及主要工作人員名單」部分，人員組成以具有相關經驗、學歷、職務背景者為主，若工作人員的專長、證照、過去執行經驗和投標案有關，會有加分效果。
「相關工作業績及資格證明文件」這部分，不需要太冗長，只需列出最近3年的工作績效或類似專案就好。若以前曾經承辦過該單位，或其直屬上下級單位的專案，應優先臚列。
撰寫「預期成果」時，必須納入「量化」與「質化」指標。「成果落實方案」部分，可將確保計畫順利達成的主要執行做法，採條列式3～5項精簡呈現。若你們公司具有某些獨特優勢，可提供額外服務或附加價值，可在「加值服務」章節中提出。最後的「結論」部分，簡短扼要將你們公司的「優勢」、「企圖心」、「承諾」再強調一遍，以加深評審印象。
篇幅落落長不見得好
政府單位是以哪些標準評斷投標書優劣？一般來說，在公告招標時，主辦單位會說明分項評審的項目，通常包括服務計畫內容、企劃創意特色、廠商報價合理性、履約能力評估、行政作業能力、執行相關案件的經驗等。
由於多數評審都是到評選會現場才拿到投標書，林敏郎指出，為了幫助評審快速抓到重點，可在投標書第一頁附上「評審項目與計畫內容頁次對照表」，以方便評審快速翻閱。但這不是絕對必要，通常是勝算大、較有自信的投標單位才會這麼做。
一般企劃書常強調創新或創意，但林敏郎認為，政府投標書最好還是走「中規中矩」路線，不必太花俏。除了企劃書內容紮實度外，有些細節也會影響評審觀感，包括投標書封面製作（設計是否美觀、有無製作書背）、投標書排版優劣（字體大小、目錄製作、各章節是否有「隔頁」）等。畢竟評審時間很緊迫，要在短短10幾分鐘看完厚達數百頁的投標書，談何容易，讓評審對投標書有良好的第一印象很重要。
很多人以為，投標書要厚厚一大本看起來才有「份量」。但林敏郎認為，「灌水」沒有必要，若只是玩文字遊戲，或「複製貼上」太多次，評審很容易看穿。抓住重點，把該講的講清楚，才是勝出關鍵。
◎政府標案企劃書基本架構
1 .計畫概述
2 .服務內容及計畫策略
3 .執行計畫（包含計畫組織架構、工作人力置、計畫執行方法、計畫作業進度）
4 .經費預算分析
5 .計畫主持人及主要工作人員名單及簡歷
6 .相關工作業績、資格證明文件
7 .預期成果
8 .成果落實方案
9 .加值服務
10.結論
http://blog.career.com.tw/managing/default_content.aspx?na_id=794&na_toolid=405
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